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La Foire Aux Questions
de Espace Asso

Découvrez ci-dessous la FAQ de Espace Asso, les questions les plus posées à propos de notre solution !

La solution Espace Asso


Espace Asso est la première solution de gestion de cotisations en ligne développée pour les associations. Notre solution vous permet :

  • De proposer l’inscription et le règlement directement en ligne à vos adhérents ;
  • De suivre vos inscriptions en temps réel ;
  • De récupérer toutes vos données informatisées

Notre objectif étant de répondre aux problématiques rencontrées par l’ensemble des associations et d’aider les bénévoles dans les tâches administratives très chronophages.

Espace Asso est là pour vous faire gagner du temps et vous aider à développer de nombreux projets au sein de votre association.


Pour créer un compte Espace Asso, rien de plus simple

En quelques clics, renseignez :

  • Le type de structure ;
  • Le nom de votre organisation ;
  • Une adresse e-mail ;
  • Un mot de passe

Alors n’hésitez plus et venez découvrir gratuitement et sans engagement notre outil


Il est tout à fait possible de tester gratuitement et sans engagement notre outil Espace Asso. Pendant 30 jours, suite à la création de votre compte, vous bénéficierez d’une période d’essai qui vous permettra de tester notre offre « Performance » qui regroupe l’ensemble des fonctionnalités de la plateforme.

Un conseiller Espace Asso peut également vous accompagner dans la découverte de notre solution en ligne ! N’hésitez pas à nous contacter, nous nous ferons un plaisir de vous présenter en détail notre plateforme et ses fonctionnalités.


Notre outil est adapté et utilisable par tous les types de structures comme toutes les associations loi 1901 (association culturelle, professionnelle, loisirs, etc…), des syndicats, des entreprises et des particuliers.

Alors n’hésitez plus et lancez-vous dans l’aventure Espace Asso !


Nous avons à disposition de nos utilisateurs deux offres qui permettent de répondre à l’ensemble des besoins des structures qui utilisent notre outil :

  • Une offre « Entraînement » qui est une offre gratuite et sans engagement. Nous nous rémunérons via des frais de service qui sont à hauteur de 3% TTC uniquement sur les paiements réalisés par Carte Bancaire. Ces frais peuvent être supportés par vos adhérents, ce qui rend cette offre totalement gratuite pour votre structure ;
  • Une offre « Performance » qui est une offre avec un abonnement à 180€ pendant 1 an avec des frais de service dégressifs pouvant aller jusqu’à 2% TTC en fonction du volume de paiement par Carte Bancaire réalisé. Cette offre vous permet de bénéficier de l’ensemble des fonctionnalités de notre plateforme.

Votre club est affilié à une de nos fédérations partenaires ? Vous disposez d’un compte bancaire à la Caisse d’Epargne ? Profitez dès maintenant de nos offres de réduction sur notre offre « Performance » en contactant directement votre conseiller Espace Asso ou notre équipe Support.

L'utilisation d'Espace Asso


Pour Espace Asso, une collecte correspond à l’événement que vous organisez et pour lequel vous souhaitez récupérer soit des informations ou des participations financières.

Une collecte vous permet de récupérer vos inscriptions, vos paiements mais également les informations renseignées par vos adhérents.

Sur votre compte Espace Asso, vous pouvez paramétrer différents types de collecte comme des cotisations, des stages, des boutiques en ligne, des dons ou tout autre événement.


La création de votre première collecte est très simple.

Lorsque vous êtes sur votre compte Espace Asso, vous avez un onglet « Créer une collecte ». Une fois que vous avez cliqué sur cet onglet, vous êtes accompagné lors de différentes étapes pour créer votre collecte.

Dans un premier temps, nous allons vous demander le nom de votre collecte, le type de collecte, les dates de la période d’inscription, vos tarifs, vos formulaires.

Dans un second temps, une fois votre collecte créée, vous allez pouvoir la personnaliser en ajoutant des images de profil et de bandeau, une description avec des informations à communiquer à vos adhérents, ajouter vos créneaux, personnaliser vos formulaires, créer vos codes de réduction mais également personnaliser votre mini-site d’inscription.

Petite astuce pour vos événements futurs et vos autres collectes, vous pouvez dupliquer une collecte déjà existante pour gagner du temps. Il vous faudra juste mettre à jour quelques informations primordiales pour vous comme le nom de la collecte, la période d’inscription, vérifier que vos tarifs et vos formulaires sont toujours à jour pour mettre en ligne votre nouvelle collecte.


Vous pouvez ajouter autant de catégories, de tarifs ou de créneaux que vous souhaitez.

Les catégories de tarifs vous permettent de regrouper vos tarifs et permettent une meilleure lisibilité pour vos adhérents au moment de leur inscription.

En ce qui concerne les tarifs et les créneaux, vous pouvez en paramétrer autant que vous voulez. Vous pouvez limiter le nombre de places disponibles, ajouter un libellé à vos tarifs, relier vos tarifs à une catégorie et définir la tarification (prix libre, prix minimum ou prix fixe).

Pour vos créneaux, vous pouvez sélectionner une tarification uniquement ou une tarification par créneau. La tarification unique signifie que quel que soit le nombre de créneau choisi, le prix sera le même. Par exemple, si je prends 3 créneaux et que le créneau est à 100€, je paierai 100€ si la tarification est unique.

La tarification par créneau signifie que si je choisis deux créneaux mon montant total à payer sera augmenté. Par exemple si je prends deux créneaux à 100€ chacun, je paierai au total 200€.


La grande force d’Espace Asso est de vous donner la main dans le paramétrage de vos formulaires pour que vous puissiez récupérer les informations qui vous sont indispensables pour faire fonctionner votre association !

Sur votre collecte, vous pouvez ajouter :

  • Des champs prédéfinis. Ce sont des questions que nous avons paramétrées car elles sont fréquemment posées par nos utilisateurs ;
  • Des champs personnalisés. Vous pouvez créer vos propres questions en indiquant un libellé à votre question, en choisissant un type de réponse. Vous pouvez également renseigner un commentaire qui apparaîtra sur le mini-site d’inscription pour préciser la réponse attendue par vos adhérents. Ces champs vont vous permettre de pouvoir récupérer vos autorisations parentales pour vos adhérents mineurs, les autorisations de droit à l’image par exemple.

Vous pouvez également rendre vos questions obligatoires ou facultatives. Les questions obligatoires bloqueront la suite de l’inscription si l’adhérent n’y répond pas. C’est pour vous l’avantage d’avoir un dossier d’inscription complet dès le 1er coup !


Effectivement, notre outil Espace Asso s’adapte à votre fonctionnement notamment dans la gestion de ces réductions comme les coupons sports, les chèques vacances ou les coupons CAF.

Pour ces cas, nous vous invitons à créer des codes de réductions du montant du coupon pour que vos adhérents qui en bénéficient puissent renseigner le code de réduction au moment de son inscription et finaliser le reste du paiement directement par Carte Bancaire.


Si vous optez pour notre offre performance, vous avez la possibilité de proposer plusieurs modes de paiement sur Espace Asso et également du paiement en plusieurs fois.

En effet, vous pourrez paramétrer du paiement par Carte Bancaire (jusqu’à 4 fois maximum) ainsi que le paiement par virement, chèque ou réservation (dans le cadre d’événements gratuits).

Le paiement par Carte Bancaire en plusieurs fois est très simple. Vos adhérents effectueront leur inscription et si vous leur donnez la possibilité de régler en plusieurs, ils pourront payer en plusieurs mensualités qui seront automatiques et effectuées à date d’anniversaire du premier paiement.

N’hésitez plus et digitalisez votre association avec Espace Asso.


Vous pouvez tout à fait protéger votre mini-site d’inscription par un mot de passe. Cela vous permettra de filtrer les personnes qui souhaitent s’inscrire à votre association et éviter que des personnes puissent s’inscrire sans votre accord.

Pour vos adhérents, il vous suffira de renseigner le code que vous leur communiquerez au lancement de vos inscriptions.


Votre mini-site d’inscription est totalement personnalisable en ce qui concerne les informations que vous communiquerez à vos adhérents mais également en termes d’images présentes sur le mini-site et les couleurs.

Nous vous invitons à totalement personnaliser votre mini-site pour que vos adhérents puissent identifier facilement votre association et se sentent directement chez eux.


Pour communiquer sur le lancement de vos inscriptions, rien de plus simple. Vous avez plusieurs possibilités de communication :

  • Communiquer le lien du mini-site d’inscription par mail à vos adhérents ;
  • Communiquer le lien du mini-site d’inscription sur le site internet de votre association ou intégrer le module d’inscription directement en widget sur votre site ;
  • Communiquer le lien du mini-site sur vos réseaux sociaux.

Nous vous conseillons de communiquer ce lancement sur ces différents supports pour optimiser vos inscriptions et éviter les nombreuses questions de la part de vos adhérents. Plus ils sont informés, plus ils seront autonomes sur l’outil et plus les inscriptions seront facilitées.


Espace Asso est adaptable à l’ensemble de vos besoins. Un événement dans votre association ? Un tournoi ? Un stage ?

Il vous sera possible de créer le nombre de collectes que vous souhaitez et qui vous permettra de gagner du temps pour récupérer vos informations et vos paiements. N’hésitez plus et créer toutes vos collectes sur Espace Asso !

Encaissements


Pour mettre en ligne votre première collecte et récupérer vos premières inscriptions, il est obligatoire de procéder à la validation de votre compte Espace Asso.

En effet, étant soumis à la législation en vigueur concernant le financement en ligne, nous devons valider votre compte. Nous avons de quelques documents pour effectuer cette validation.

Pour plus d’informations concernant la validation de votre compte, n’hésitez pas à contacter votre conseiller Espace Asso


Pour compléter votre profil Espace Asso, rendez-vous dans l’onglet « Mon Compte » et remplissez les informations concernant votre organisation (nom de l’association), les informations du représentant (Président), et vos informations bancaires.

Ces trois étapes sont nécessaires concernant la validation de votre compte et vous pourrez, dès les premières inscriptions, effectuer vos reversements vers votre compte bancaire.


Pour récupérer vos fonds encaissés, vous avez totalement la main sur vos recettes. En effet, pas de reversement prédéfini sur Espace Asso mais une liberté supplémentaire pour vous de pouvoir vous reverser vos fonds dès que vous en avez besoin.

Pour les récupérer, il vous suffit de vous rendre dans l’onglet « Mes recettes », sélectionner la collecte dans laquelle vous souhaitez vous reverser votre argent, indiquer le montant à reverser et le libellé qui apparaîtra sur votre relevé bancaire. Une fois ces étapes réalisées, on vous demandera un code banque qui correspond au code à 4 chiffres Espace Asso qui vous a été envoyé au moment du paramétrage de vos informations bancaires sur votre compte. Cela vous permettra de valider la transaction.

Les fonds seront disponibles dans les 48h sur votre compte.


Une fois la demande de reversement effectué, vous pourrez télécharger une pièce justificative directement dans l’onglet « Mon Compte » et votre historique de reversement.

Cela vous indiquera le montant reversé et le montant qui reste disponible.

Pour vos adhérents qui effectuent leur inscription et leur paiement en ligne, ils recevront une confirmation d’inscription par mail avec un justificatif Espace Asso qu’ils pourront vous présenter lors de leur première venue ou présenter à leur comité d’entreprise également.

Gestion de mes inscriptions


Pour lancer votre collecte d’inscription, cela est très simple. Il vous suffit de communiquer le lien URL qui a été généré au moment de la création de votre collecte.

Vous pouvez l’envoyer par mail, le copier/coller sur votre site internet ou le communiquer sur vos réseaux sociaux.

Vos adhérents n’auront qu’à cliquer sur ce lien pour s’inscrire dans votre structure.

Vous avez un profil un peu plus technique ? Vous souhaitez intégrer Espace Asso sur votre site internet ? Nous avons la solution adaptée pour vous !!

En effet, vous pouvez également intégrer le module Espace Asso, sur votre site internet. Pour cela, dans les paramètres avancés de votre collecte, il vous faudra copier/coller la ligne de code indiquée dans le HTML de votre site internet. En deux clics, vos adhérents pourront s’inscrire directement en ligne et sur votre site qui plus est.


Pour suivre vos inscriptions, un onglet spécifique a été pensé dans votre collecte. En effet, dans cet onglet, vous pourrez exporter votre fichier Excel, exporter les documents déposés en ligne par vos adhérents et accéder au détail de chaque commande et paiement.

De plus, en tant qu’organisateur, vous êtes informés de chaque inscription réalisée sur votre compte Espace Asso par une notification mail.

Avec Espace Asso, ne ratez plus aucune inscription sur votre compte.


Lorsqu’une inscription est réalisée sur Espace Asso, l’adhérent qui s’est inscrit reçoit un mail de confirmation avec un récapitulatif de la commande effectuée ainsi que la possibilité de télécharger un justificatif Espace Asso qui est un justificatif d’inscription ou de paiement et qui est peut-être utilisé par les acheteurs comme justificatif auprès de leur comité d’entreprise par exemple.


Une fois que vous avez reçu votre première inscription sur Espace Asso, vous avez la possibilité d’extraire un fichier Excel de l’ensemble de vos inscriptions avec les informations renseignées en ligne par vos adhérents.

Avec notre outil, vous pouvez également demander à vos adhérents de déposer des documents en ligne, comme le certificat médical, l’attestation de santé ou les autorisations parentales par exemple.

Vous pourrez les récupérer en 2 clics sur la plateforme dans votre onglet commandes et récupérer vos documents par adhérents.

Gestion des flux et protection des données


L’ensemble des données sont hébergées en France chez OVH.


Conformément à la nouvelle règlementation générale sur la protection des données personnelles qui a été mis en place le 25 mai 2018, nous avons rendu obligatoire l’obtention du consentement de vos adhérents pour les traitements propres à Espace Asso mais également pour votre association.

En effet, sur votre mini-site d’inscription, une charte d’utilisation est disponible au téléchargement et une case à cocher est mise directement en ligne pour que vos adhérents puissent accepter ou non le traitement de ces informations.


Nous travaillons avec S-MONEY, qui est une filiale du Groupe Banque Populaire Caisse d’Epargne et qui est un établissement de Monnaie électronique.

L’ensemble des flux financiers transitent en France et uniquement en France.


L’argent qui est disponible sur votre compte Espace Asso ne travaille pas. En effet, l’argent disponible sur votre compte est à votre disposition et vous pouvez vous le reverser quand vous le souhaitez.